Attività di audit interni di conformità legislativa del Sistema di Gestione Ambientale servono nelle organizzazioni, per non confondere i requisiti legali con l’elenco delle norme. Ad una organizzazione, però, non interessa se si applichi o meno il D.M. 9 aprile 1994, ma quali sono i requisiti, ovvero le richieste oggettive che la norma fa all’organizzazione stessa, ovvero la singola prescrizione di legge (es. la nomina dell’RSPP). Questo approccio, è l’unico che permette realmente di verificare il rispetto delle norme.
Altro errore frequente, è quello di confondere la verifica di conformità legislativa con lo SCADENZARIO. Questo è sicuramente un ottimo strumento per rispettare la norma ma la verifica di conformità legislativa è qualcosa di diverso. Serve a verificare se, tra gli altri strumenti, lo scadenzario funziona e ci permette il rispetto normativo. Rinunciare a questa parte affidandosi al solo scadenzario, potrebbe risultare un fallimento perché mancherebbe un secondo controllo. Altro problema è quello che lo scadenzario non verifica se una norma, precedentemente definita non applicabile, è diventata applicabile a seguito di modifiche della norma stessa o dell’organizzazione.
Spesso, nelle organizzazioni, c’è bisogno di Attività di audit interni di conformità per non confondere i requisiti legali con l’elenco delle norme. Ad una organizzazione, però, non interessa se si applichi o meno il D.M. 9 aprile 1994, ma quali sono i requisiti, ovvero le richieste oggettive che la norma fa all’organizzazione stessa, ovvero la singola prescrizione di legge (es. la nomina dell’RSPP). Questo approccio, è l’unico che permette realmente di verificare il rispetto delle norme.
Altro errore frequente, è quello di confondere la verifica di conformità legislativa con lo SCADENZARIO. Questo è sicuramente un ottimo strumento per rispettare la norma ma la verifica di conformità legislativa è qualcosa di diverso. Serve a verificare se, tra gli altri strumenti, lo scadenzario funziona e ci permette il rispetto normativo. Rinunciare a questa parte affidandosi al solo scadenzario, potrebbe risultare un fallimento perché mancherebbe un secondo controllo. Altro problema è quello che lo scadenzario non verifica se una norma, precedentemente definita non applicabile, è diventata applicabile a seguito di modifiche della norma stessa o dell’organizzazione.
Cosa sono i requisiti di legge?
La UNI EN ISO 14001:205 li chiama “obblighi di conformità”, in entrambi i casi, le norme prevedono che l’organizzazione si doti di procedure e strumenti finalizzati a:
1) determinare quali sono i requisiti di conformità che l’organizzazione deve rispettare in base alle sue caratteristiche. Questo prevede estrarre dalle norme applicabili (provvedimenti normativi) quelle che sono le prescrizioni applicabili;
2) definire come questi obblighi vanno applicati alla propria realtà, ovvero come l’organizzazione mette in atto un requisito specifico;
3) tenere conto delle prescrizioni nel pianificare le proprie attività di miglioramento. Se il prossimo anno entra in vigore una qualche nuova prescrizione legale, tra gli obiettivi da raggiungere dovrò sicuramente inserire il rispetto di questa prescrizione e definire il programma di attuazione al fine di adempiervi nei tempi previsti.
In sintesi, l’organizzazione deve istituire un elenco, NON DELLE NORME APPLICABILI, ma dei requisiti che quelle norme impongono all’organizzazione e come vi adempie o intende adempiere, nel caso di norme non ancora in vigore.
Cos’è la verifica di conformità legislativa?
Dopo aver definito le prescrizioni applicabili e come possono essere rispettate dall’organizzazione, sarà necessario verificarne l’effettiva applicazione. Questo processo, chiamato appunto “valutazione della conformità” al punto 9.1.2. delle norme ISO in materia di AMBIENTE, prevede che l’organizzazione valuti periodicamente il rispetto dei requisiti di legge. Questa verifica è volta ad un’analisi di secondo livello sul rispetto normativo, una sorta di audit su un tema specifico. L’organizzazione, non usa la valutazione di conformità per rispettare le norme, ma per individuare eventuali carenze nel sistema che hanno portato o possono portare al mancato rispetto di una prescrizione.
La periodicità della verifica è necessaria per due motivi:
1) verificare che il sistema gestisca in maniera opportuna le prescrizioni che prevedono una scadenza o una ricorsività;
2) verificare che il sistema gestisca adeguatamente i cambiamenti che potrebbero rendere applicabile una prescrizione che prima non lo era.
L’output della verifica di conformità, oltre alle necessarie informazioni documentate relative a questa attività, possono essere delle non conformità che andranno gestite in questo modo:
1) trattamento: provvedere a correggere la non conformità rilevata;
2) azione correttiva: individuare una o più misure finalizzate ad evitare che possa ricapitare un evento di questo tipo.
Lo Studio Giovannoni propone anche la progettazione di SW personalizzati in modo che gli adempimenti di legge individuati nella fase di analisi possano essere inseriti all’interno di un data base che propone, in modo automatico, le varie scadenze in modo da garantire che la conformità legislativa, sia mantenuta nel tempo.
